Een SAP migratie kan succesvol zijn als, en alleen als, de informatie rond de scope, requirements, business rules, en transformatie regels gedetailleerd en accuraat zijn tot op de punt. Op basis van onze ervaring zeggen we altijd dat de “duivel in het detail zit”, vooral bij een project waarbij de gegevens naar SAP worden gemigreerd.
In onze vorige post over SAP migratie beschreven we een generieke aanpak die we hebben ontwikkeld voor een SAP migratie met onze migratie fabriek. Hier gaan we het hebben over een specifiek project waarbij we de klant hebben geholpen bij de migratie van hun gegevens, die hoofdzakelijk in legacysystemen waren opgeslagen, naar SAP. Deze klant is een gerenommeerde organisatie voor de productie van auto-onderdelen met fabrieken over de hele wereld. Wat we in deze post (en in de volgende serie) gaan zien, is hoe we hun gegevens van QAD naar SAP (S/4 HANA) hebben gemigreerd. Deze post zal een high-level overzicht geven van de aanpak die we hebben gevolgd. In de volgende posts zullen we elk onderdeel van de migratie in detail uitleggen.
Identificatie
De identificatie fase vanuit een Data Migratie perspectief geeft aan dat de afstemming tussen de business gebruikers en SAP consultants reeds heeft plaatsgevonden met als resultaat de lijst van objecten die in aanmerking komen voor migratie.
Hieronder volgen de SAP Business processen die in scope waren. Alle geïdentificeerde migratie-objecten zijn toegewezen aan een van deze bedrijfsprocessen:
- PTP – Inkoop tot betaling
- DTS – Vraag naar aanbod
- MTS – Vasthouden tot afwikkelen
- OTC – Order to Cash
- FTM – Finance to Manage
Wij als datamigratieteam werkten nauw samen met de SAP consultants om ervoor te zorgen dat de business rules en mapping rules overeenkwamen met de configuratie in SAP. Onze migratie toolset bestond uit Talend Data Integration, samen met data kwaliteit tools zoals Talend Data Stewardship, ingekapseld door een audit framework.
Aanpak
We selecteerden 15% van alle data voor de initiële migratie (de “test run”). We zorgden ervoor dat de migratie voor deze subset van de gegevens werd uitgevoerd over alle bedrijfsprocessen vanaf PTP tot FTM. Zo hebben wij bijvoorbeeld eerst een reeks “geassembleerde” onderdelen (zoals een motorradiator) en “kant-en-klare” onderdelen (zoals een schroef) geïdentificeerd. Vervolgens hebben we deze onderdelen gemigreerd naar de Material Master in SAP. Nadat de onderdelen waren gemigreerd, richtten we ons op de migratie van gegevens naar de afhankelijke functionaliteiten/processen, zoals stuklijsten, inkooporders, routing, onderhoudsplan, afschrijvingen van activa, enz.
Hoewel we slechts 15% van de data hadden, hadden we de datamigratie naar alle bedrijfsprocessen afgedekt, zodat er genoeg zou zijn om een Go-Live scenario met SAP na te bootsen, waarbij het bestaande systeem slechts één dag vervangen zou worden.
Samengevat, volgden we de volgende aanpak voor de migratie:
- Extraheer gegevens uit de bron
- Transformeer de gegevens op basis van mapping regels
- Sla ruwe en getransformeerde data op in de staging database
- Toon getransformeerde data aan de Data Stewardship Console
a. De getransformeerde gegevens omvatten ook de opmaak van de gegevens zoals ondersteund door SAP
b. De stewards valideren samen met hun team de data
c. Stewards markeren welke set van data gemigreerd moet worden - De gevalideerde gegevens van de Data Stewardship Console worden bijgewerkt in de staging database (na goedkeuring door de zakelijke gebruikers)
- De BAPI-aanroep naar SAP wordt getriggerd om de gegevens te laden
a. “IDoc”-verzoeken worden uitgevoerd voor bepaalde migratieobjecten - Het antwoord van SAP (succes of mislukking) wordt opgeslagen in de staging database
- De mislukte records worden gevalideerd door zakelijke gebruikers, het gegevensmigratieteam of SAP-consultants om de hoofdoorzaak van de mislukking te bepalen
a. Dit leidt tot een wijziging van of een toevoeging aan de set van transformatieregels
b. De mislukte records worden opnieuw getriggerd voor migratie op basis van de bovenstaande bevindingen - Er was een Audit database die de details bevat van alle records die in scope zijn voor de migratie, samen met de migratie status om er zeker van te zijn dat alle records succesvol zijn verwerkt.
Op deze manier hebben we het migratiescenario benaderd en zijn we erin geslaagd om de gegevens van onze klant succesvol naar SAP te migreren. In de komende berichten zullen we ons richten op elk van de hierboven genoemde bedrijfsprocessen, te beginnen met Procurement to Purchase.