Veel bedrijven werken met een grote hoeveelheid systemen en applicaties, waarin allerlei basisgegevens zijn opgeslagen. Informatie over klanten, producten en leveranciers bijvoorbeeld. In die verschillende systemen is deze ‘master data’ echter vrijwel nooit precies gelijk. En ook wordt de data meestal niet gesynchroniseerd. Met alle nadelige gevolgen van dien.
Risico’s van incorrecte en inconsistente data
Behalve dat dubbele gegevens een ongecontroleerde groei van informatie veroorzaken, is het handmatig corrigeren van fouten en inconsistenties een kostbare aangelegenheid. Bovendien lopen bedrijven die niet over de juiste informatie beschikken het risico verkeerde beslissingen te nemen, die tot rampzalige gevolgen kunnen leiden. Denk aan dalende verkopen en weglopende klanten.
Master Data Management
Voor een goede bedrijfsvoering is correcte master data dus cruciaal. Dit kan bereikt worden door de master data op een gecentraliseerde plek op te slaan en te onderhouden. De bedrijfskritische processen van een organisatie zullen gebruikmaken van deze masterdata en putten dus altijd uit deze centrale domeinopslag, omdat zich hierin dan één versie van de waarheid bevindt. Master Data Management behelst het hele proces hier omheen, inclusief bewaking, opvolging, controle, governance en compliance.
Techniek en bedrijfsprocessen
Master Data Management bestaat uit twee delen. Enerzijds de techniek die nodig is om de data te centraliseren en de middelen om de juiste kwaliteit van deze data te bewaken, anderzijds uit alle bedrijfsprocessen die daarop aangepast moeten worden. Het is belangrijk om dit op gecontroleerde wijze in de organisatie te implementeren. MDM is niet iets wat je als een project kunt oppakken en wat je eenmalig doorvoert, het is een ‘continuing story’.
Sleutel tot succes
Om een MDM-initiatief te laten slagen, is het essentieel dat het gedragen wordt door het management. Bovendien dienen de domeinen en de bedrijfsprocessen die hierop aangepast moeten worden bekend te zijn. Als de organisatie geen visie heeft om de bestaande bedrijfsprocessen te optimaliseren aan de huidige vereisten van de markt en de organisatie, is MDM gedoemd te mislukken
Stap voor stap
Tenslotte is het verstandig om niet in één keer met een’ big bang’-scenario te starten, maar om MDM gefaseerd per domein aan te pakken. Begin bijvoorbeeld met het domein ‘klant’ en start met het optimaliseren van alle bijbehorende processen. Als dat goed gaat, is het volgende domein aan de beurt. Dit maakt het mogelijk het proces stap voor stap te optimaliseren en zo kostenefficiënt mogelijk te werken. De resultaten van eerdere stappen kunnen voor de organisatie bovendien een drijfveer zijn om een volgende domeinen aan te pakken – de weg vrijmakend richting een datagedreven organisatie.
In ons volgende blog leest u meer over de fabels en feiten omtrent Master Data Management.